此政策适用于管理委员会的成员。最后更新于2021年9月。

1介绍

董事会开支政策的原则是确保所有董事会成员（受托人）在履行董事会职责过程中合理产生的开支得到补偿。

根据本政策所发生的一切合法费用都将得到报销。受托人有责任确保成本合理。Cochrane保留对不合理及不符合本政策的费用不予报销的权利。

故意虚报费用报销将被列为已或可能对慈善机构产生严重不利影响或“使慈善机构或任何或所有成员名誉扫地”的行为;或与慈善团体的整体利益相抵触的。根据英国法律，这些行为可能导致管理委员会成员的终止，成员将被要求辞职或被撤职，并丧失作为受托人的资格。

2.资格

该政策适用于作为管理委员会成员的管理委员会(受托人)的所有成员。但这并不适用于他们可能持有的科克伦其他办事处。

3费用报销指南

3.1提交和退款的及时性

费用发生后应尽快提交；这应不迟于费用支付后三个月。

中央行政团队将在提交所有相关信息后的15个工作日内处理索赔。

3.2收据

原始收据必须伴随所有索赔。信用卡单笔或陈述可以支持丢失的收据;但是，除非财务主管批准，否则这些不会被接受为合理支出的证据。未经支持收据的任何费用必须在索赔表中明确确定，原因是为什么无法提供收据。

3.3费用

报销应使用在线报销表格，该表格旨在获取所有相关信息。任何未正确填写的索赔将被退回，直到被更正为止。

费用发生币种不是英镑(英镑)的，应当以币种显示。赔偿将以索赔人的本国货币进行。兑换率将是费用发生之日的有效汇率。索赔人可以通过包括信用卡收据显示使用的汇率来证实这一点，或者可以咨询在线货币兑换商，以找出在给定日期有效的汇率。

费用将通过直接向索赔人的银行账户进行信用转移来支付。Cochrane不会通过任何其他方式重新偿还费用。

3.4费用的授权

所有受托人的开支申请必须得到行政总裁的授权。共同主席的费用由财务主管批准。
所有费用索赔必须提交给invoices@cochrane.org。

中央执行团队将审查索赔，以确保所有收据都已附上，索赔既正确又符合本政策。然后，他们会把声明交给相关人员进行授权，标出任何不确定因素。

费用发生了	费用审核	授权费用由
受托人	中央行政团队	首席执行官
共同主席	中央行政团队	财务主管

3.5共同费用

如果由一名受托人为一组董事会成员支付费用（如集体晚餐），则索赔人必须在索赔表上注明出席会议的其他董事会成员的全名以及产生费用的原因。

4的进步

通常不允许预付现金。但是，如果有特殊情况，董事会成员可以联系首席执行官。

5除外

下列开支类别不能申索(此清单并非详尽无遗):

• 礼物
• 交通罚款，停车罚款和超速罚款
• 更改旅行和住宿计划会导致罚款，而在首席执行官作出更改之前未获批准

招待利益相关者和客人/接受款待

受托人必须始终秉承Cochrane的独立和诚信声誉。他们应该在提供和接受与利益相关者的午餐或晚餐邀请时进行护理。如果受托人不确定是否制造或接受邀请，他们必须获得联合主席的指导。

• 基于活动的款待，允许董事会成员会见Cochrane的利益相关者，并可能塑造或促进我们的工作，这是一般可以接受的;
• 与单一利益相关者的工作有关的款待是可以接受的，在那里它可以清楚地被视为对Cochrane的工作有价值;
• 如果很难证明对科克伦有利，或者存在可能存在偏见的风险，受托人应避免对他们个人有利的款待;
• 受托人只有在联合主席预先批准并有可能帮助Cochrane进一步实现其目标的情况下才能接待利益相关者和嘉宾;
• 受托人不应让自己进入他们随后觉得有义务退回邀请的情况;
• 晚宴以外的酒水费用只能作为批准的商业活动的一部分由联合主席报销。

7旅行费用

Cochrane将在理事会业务上支付必要的旅行费用（即，通过参加董事会会议，包括参加董事会会议的活动）。

主要用于私人目的的旅行不计入Cochrane业务。

受托人在会议开始前一整天的索赔费用索赔，以便在旅途中休息。对于治理会议，他们有权为整个会议索赔，包括任何构成会议部分的专题症的登记费。对于互联网来说，除了将涵盖董事会会议的日子之外，Cochrane和Consocation和Constocation和膳食的费用将支付。

理事会成员必须尽一切努力，以获得最经济的价格，使用最具成本效益的运输选择，并采取与他们的旅行目的一致的最适当的路线。理事会成员应以最具成本效益和适当的交通方式出行，同时考虑旅程每一段的时间和金钱成本，以及他们可能有的任何特殊身体需求或残疾。应尽早计划和预订旅行安排，以享受提前预订的折扣。

7.1旅行计划和相关费用的变更

在预订机票之前，个人必须考虑他们的旅行路线，以免改变需求。这适用于所有运输方式。如果必须取消预订，个人应尽快取消预订。

Cochrane只会在由于Cochrane改变会议时间或日期而产生的旅行预订更改，或者在极端天气，或因疾病或丧亲等特殊情况时，他们会付出更改。如果因疾病或丧亲而以除疾病或丧亲之外的个人原因而变更或取消，则预计受托人将支付任何额外费用。

变更的许可理由必须在索赔或预订中列出，以确保Cochrane能够证明对其慈善基金的使用有控制权。

7.2出租车

除了不实用或不合适的地方，尽可能使用公共交通工具。在这种情况下，可使用持牌出租车。

虽然短途旅行可使用公共交通工具，但在下列情况下，可能需要使用的士:

• 正在运送设备或沉重行李
• 当没有公共交通工具或感觉不安全时（例如，在清晨或晚上晚上）
• 索赔人怀孕或有残疾/行动不便问题

应支付出租车，以正常方式回收成本。对于往返机场，如果不切实际，不恰当或不可能使用公共交通，然后使用许可的出租车是可以接受的。为了确保最低速率，应尽可能预先预订出租车。

7.3的火车

理事会成员应乘坐符合业务需要的最具成本效益的票务选择。不应购买价格昂贵、往返时间不同的弹性机票。如因业务需要，应在订舱前得到行政总裁的批准。

7.4空中旅行

只有当航空旅行是最经济、最实用的旅行方式时，才应该乘飞机旅行。必须采用最具成本效益的购票安排。

科克伦的商务航班一般都是坐经济舱。科克伦不会支付头等舱的费用。如果一段旅程的航程超过7个小时，并且必须具备在飞机上工作的能力，那么将允许进行长途旅行。

商务舱通常是不允许乘坐的，除非商务舱的票价比经济舱或高级经济舱的票价便宜。

作为指导：

• 7小时以下航班:经济舱
• 7小时及以上航班:高级经济舱、经济舱加号或同等或更低票价

不得购买昂贵的灵活票，不应购买各种返回飞行时间。如果出于商业原因需要这样的票证，则应由首席执行官批准，在预订之前。

如果受托人选择自费升级机票，科克伦将根据最直接路线（如果可能，由到达或离开国家的国家航空公司）的标准（即不完全灵活）经济舱票价（如果少于7小时）或特价经济舱票价（如果超过7小时）提供退款，并出示有效的购买证明。

机场泊车只应使用在成本低于旅行到机场的其他交通方式。

7.5食物

受托人必须提交在旅行期间购买的所有食物的收据。适量饮酒是可以报销的(比如晚餐时喝一杯酒)。预计受托人的开支不会过于奢侈。不提供每日津贴。

7.6汽车、摩托车和自行车费用

只有在没有其他成本效益更高、碳排放更低的交通方式或不切实际的情况下，才应该进行商务旅行。

如果保险索赔，Cochrane将不会支付保险提供者征收的任何超额费用。
关于私家车的使用，以下规则适用：

• 受托人负责确保它们及其车辆都适用于商务旅行;
• 如果在商务旅行期间发生交通违规行为，罚款将不予报销。

如以汽车、电单车或单车进行商务旅行的成本较低，受托人可使用其原籍国或旅行发生地的有关政府里程/公里津贴发还率申领里程津贴。

索赔应包括旅行的地点和目的地、里程和原因等细节。

7.7通行费、拥堵费和停车费

使用科克伦商务旅行时，通行费、拥堵费和停车费均可报销。

因逾期或不付款而产生的罚款或利息将不予退还。

7.8其他旅行费用

Cochrane只能报销因代表Cochrane搬运设备而产生的额外行李费用。

可报销代表科克伦出国旅行所需接种疫苗的费用。

Cochrane通常会报销合理的超出费用，例如邮资，电话和文具，货币兑换费和银行收费，而须兑索赔提交收据。

如果您对索赔内容有疑问，或希望索赔本费用政策中未提及的项目，请在发生费用前与行政总裁联系。

8旅游保险

Cochrane为从事Cochrane业务的人员制定了全面的旅行保险政策，因此未经事先咨询，不得单独投保。旅行前将提供有关旅行保险的适当文件。

9住宿

Cochrane将努力在治理会议和斗议的成员预订住宿，以利用街区预订折扣。如果此服务不可用，则预计受到咨询的酒店可供选择的宾馆，或者在活动中获得相当费用的速度。

9.1住宿类型

在任何情况下，都应使用最便宜的标准间。然而，在某些情况下，可能需要一个带厨房的房间，以便受托人可以自己做饭，以满足他们的饮食要求。

9.2取消，没有显示费用

如需取消住宿，受托人应确保适当取消，以避免罚款和收费。除非在取消截止日期后有紧急的个人或紧迫的业务原因而取消预订，否则任何费用将被视为受托人的个人责任而不获偿还。

10生存

10.1过夜时的生活费

科克伦公司将报销合理的自付费用，当旅行在科克伦公司的业务需要离开家过夜。早餐、午餐、晚餐和一杯饮料都可以。

10.2与朋友或亲戚住在一起时的生活费

如果受托人因为科克伦(Cochrane)的业务而不得不在外过夜，选择与亲戚或朋友住在一起，而不是住在酒店，他们可能会要求支付合理价格的餐费，以表示对主人的“感谢”。

11个电话

鼓励以最经济的方式进行交流，比如通过WhatsApp。如果商务电话必须用家庭电话或个人移动电话拨打，电话费可以回收。

12个礼物

科克伦的政策是不接受、提供或接受来自个人或组织的礼物。如果一个个人或组织坚持要送一份可能会影响受托人或科克伦的礼物(作为指导，任何超过50英镑的东西)，就应该捐给科克伦选择的慈善机构。

受托人可接受价值低于50英镑的馈赠，但应向联席主席披露。价值低于10英镑的笔、杯子、鼠标垫等促销礼品无需申报，会员可接受。在任何情况下，都不得接受来自药品或医疗器械制造商或与科克伦审查或科克伦工作内容相关的商业利益冲突的任何其他组织的任何有价值的礼物。如果成员对此有任何不确定性，他们应与联合主席讨论。

13慈善捐款

受托人不应代表科克伦进行捐赠，无论是使用科克伦信用卡或自掏腰包。

14不可取的支出摘要

本清单旨在澄清合法费用范围以外的关键领域。它并不是详尽无遗的。

• 以上政策所订舱位之机票
• 坐火车头等舱，除非遵守规定
• 因个人原因更改旅行预订，不包括疾病或丧亲之痛
• 延迟旅行预订溢价，Cochrane计划允许提前预订
• 超出里程或租金/燃油和已收停车费的车辆成本
• 使用个人车，在铁路/空气中旅行将更具成本效益
• 除特殊情况外，使用租来的汽车
• 单人旅行/住宿，包括升级到双人房/家庭房
• 与科克伦活动无关的支出
• 寄给第三方的收据
• 支出后三个月以上提交的支出索赔
• 无需事先授权联合椅的款待